行政書士への依頼で本人確認が必要な理由｜手続きと必要書類のご案内

行政書士へ相談・依頼するとき、本人確認書類の提示をお願いすることがあります。本人確認は、なりすましや第三者による不当な介入を防ぎ、ご本人の意思に基づいて手続きを進めるための大切な確認です。

この記事では、当事務所における本人確認の基本的な流れと、一般的にご用意いただく書類についてご案内します。

本人確認を行うタイミング

1．相談受付時

電話やメールでの受付段階では、まずお名前、連絡先、ご相談の概要などを伺います。この時点では仮確認にとどめ、正式な本人確認はその後に行います。

2．初回相談時

面談やオンライン相談では、ご相談者がご本人であることを確認し、必要に応じて本人確認書類をご提示いただきます。制度の一般的な説明や必要資料のご案内のみで終わる事前相談と、具体的な事情を詳しく伺う相談を分ける場合もあります。

有料相談のみで完結する場合は、その相談自体が受任業務となるため、有料相談の開始前または冒頭で本人確認を行います。

3．正式なご依頼・契約時

正式にご依頼いただく際は、本人確認書類、住所、連絡先を改めて確認します。契約締結時には、署名・押印を行う方がご本人であること、書類の日付なども確認します。

一般的にお願いする本人確認書類

1．個人のお客様

• 運転免許証

• 旅券（パスポート）

• 在留カード

• その他、官公庁が発行した本人確認書類

オンラインでのご相談・ご依頼では、原則として書類の写しや画像をご提出いただき、申込内容やそれまでのやり取りと照合します。対面の場合は、原本を直接ご提示いただきます。

2．法人のお客様

• 登記事項証明書または印鑑登録証明書

• ご担当者自身の運転免許証、旅券、在留カードなど

案件の内容や確認方法によって、追加書類をお願いすることがあります。

第三者が同席・介入する場合

ご家族、知人、仲介者などの第三者が関与している場合は、ご本人が自らの意思で相談・依頼していることを特に慎重に確認します。

• ご本人へ直接連絡できること

• 必要に応じて、ご本人と単独で面談できること

• 同席者ではなく、ご本人の意思を直接確認できること

ご本人の意思を十分に確認できない場合は、確認が取れるまで受任を保留することがあります。

海外にお住まいの方

海外在住の方については、現地政府が発行した身分証明書や旅券などで確認します。日本での在留手続、旅券名義の書類を扱う手続、ローマ字氏名や国籍の確認が必要な手続では、旅券の提示をお願いすることがあります。

中国の居民身分証など、通常ローマ字表記がない書類を使用する場合も、日本側の申請書類に記載する氏名は原則として旅券表記と合わせて確認します。

犯罪収益移転防止法（犯収法）の対象となる場合

行政書士は、犯罪による収益の移転防止に関する法律（犯収法）上の「特定事業者」です。ただし、行政書士が扱うすべての相談や依頼が同法の対象になるわけではありません。

主に、次の行為や手続の代理・代行に関する一定の取引が対象となります。

• 宅地または建物の売買に関する行為・手続

• 会社等の設立、合併等に関する行為・手続

• 現金、預金、有価証券その他の財産の管理・処分

個別のご依頼が対象取引に当たるかを確認したうえで、必要な取引時確認を行います。

確認記録・取引記録の保存

取引時確認を行った場合は、確認方法や使用した書類などの確認記録を作成します。確認記録と対象となる取引の記録は、法令に従い原則として契約終了日または取引日から7年間保存します。

また、行政書士には、守秘義務に関係する事項を除き、対象業務で疑わしい取引を把握した場合の届出義務があります。

※犯収法上の対象範囲や確認方法は、取引内容や最新の法令・運用によって異なります。

スムーズなご相談のために

ご相談の際は、本人確認書類に加えて、記入済みの申込書、対象となる公文書や申請関係資料などをご用意いただくと確認がスムーズです。オンラインでのご依頼では、チャットやメールでも依頼意思を明確に確認します。

まとめ

本人確認は、安全かつ適切に手続きを進めるための重要な工程です。必要書類は、依頼内容、居住地、面談方法、第三者の関与の有無などによって異なります。具体的なご案内は、ご相談内容を確認したうえで個別にお伝えします。

※本記事は一般的なご案内です。法令や関係機関の運用変更、個別案件の事情により、確認方法や必要書類が異なる場合があります。